Muchos papás no pagan hasta tener su factura, porque la colegiatura es deducible. El sistema la emite a nombre de tu colegio, cuando el papá la pide, sin que tú intervengas en cada una.
Lo que tienes que hacer una vez
En tu portal, en Facturación, hay cuatro pasos. Los haces tú sola y se hacen una sola vez.
1. Los datos fiscales del colegio. Razón social como aparece en tu constancia, RFC, régimen fiscal y tu domicilio. Es lo que sale como emisor en cada factura.
2. Tu sello digital (CSD). Son los dos archivos que te dio el SAT
—el .cer y el .key— y su contraseña.
Ojo: el CSD no es tu e.firma. Son cosas distintas y el SAT no deja timbrar con la e.firma. Si al subirlo te dice que el certificado no es de sello, es que subiste la e.firma.
3. La Carta Manifiesto. Es la autorización que tu colegio le da al proveedor de timbrado para emitir a su nombre. La firma tu colegio, no nosotros: nuestra propia carta no cubre a nadie más. Se firma en la misma pantalla.
4. Las claves de tu colegio por nivel. El SAT exige en cada factura de colegiatura el número de acuerdo (RVOE) o la clave de centro de trabajo, y es distinto por nivel. Si tienes preescolar, primaria y secundaria, son tres.
La pantalla te dice qué niveles tienes con alumnos y cuáles te faltan por capturar.
Cómo queda la factura
Cada factura sale con lo que el SAT exige para que la colegiatura sea deducible:
- Uso del CFDI D10, pagos por servicios educativos.
- El complemento de instituciones educativas privadas: nombre del alumno, su CURP, el nivel y la clave de tu colegio.
- La colegiatura declarada exenta de IVA, que es lo que corresponde.
- La forma de pago real —tarjeta de crédito o de débito—.
Lo que hace falta del lado del alumno
Para que un alumno sea facturable, su ficha necesita nombre, CURP y nivel, y tu colegio necesita la clave de ese nivel. Si falta algo, el botón de facturar no aparece para esa familia; no se emite una factura incompleta que después haya que cancelar.
Lo más cómodo es que tu padrón ya traiga la CURP y el nivel. Cómo subirlo.
Casos que vas a ver
El papá tiene régimen simplificado de confianza (RESICO). Ese régimen no puede deducir colegiaturas, así que el SAT no lo admite en este tipo de factura. Puede facturar, pero no con el uso que la hace deducible.
El papá pagó dos colegiaturas con tarjetas distintas. Se emiten dos facturas, una por forma de pago: el SAT solo admite una por factura.
El papá se equivocó al capturar su RFC. Se corrige en sus datos fiscales y se vuelve a pedir. Una factura ya emitida con datos malos se cancela desde el panel de facturación, no desde aquí.
Lo que cuesta
El timbrado tiene un costo por factura emitida, que es parte de tu servicio. No hay costo por RFC ni por familia: da igual si facturan diez papás o doscientos.