Tu padrón es la lista de quién paga, por qué alumno y cuánto al mes. Es lo único que el sistema necesita para empezar a cobrar.
El archivo
Se sube un CSV —lo que Excel guarda con «Guardar como → CSV»—. En tu portal, en Mis familias, puedes descargar una plantilla ya armada con ejemplos.
No hace falta que reordenes tus columnas ni que cambies sus nombres. El sistema reconoce cómo las llama tu escuela: «Alumno», «Nombre del alumno» o «Estudiante» son lo mismo para nosotros, igual que «Monto», «Colegiatura» o «Mensualidad».
Lo mínimo que tiene que traer tu archivo:
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Titular | Quien paga. Nunca el alumno |
| Correo | El correo de quien paga |
| Monto | Lo que se cobra al mes |
| Día de corte | Qué día vence |
Lo que conviene que traiga, aunque no sea obligatorio:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Matrícula | Es la llave del alumno entre una carga y otra |
| Alumno | Hace que el cobro se reconozca: «la colegiatura de Sofía» |
| Nivel | Preescolar, Primaria, Secundaria… sin esto no se puede facturar |
| CURP | También la exige el SAT para la factura |
| Teléfono | Habilita el recordatorio por mensaje de texto |
| Tutor 2 y su correo | El otro papá, para cuando el titular no contesta |
| Beca o descuento | Para que se cobre el neto y no la lista |
| Estatus | «Baja» apaga ese cobro |
| Referencia | Tu referencia bancaria, si la usas |
Cosas que conviene saber antes de subirlo
Una familia con dos hijos es un expediente, no dos. Se agrupan por correo. Si tu archivo trae a la misma mamá en dos renglones —uno por hijo—, eso está bien y es lo esperado: recibirá un aviso con sus dos colegiaturas, no dos cadenas de cobranza en paralelo.
La matrícula importa más de lo que parece. Es con lo que reconocemos al alumno cuando vuelves a subir tu lista. Sin ella usamos el nombre, y el nombre cambia de escritura: si en agosto Sofía pasa de 3º a 4º y su nombre viene escrito distinto, se puede crear una colegiatura nueva sin apagar la anterior.
Las becas se leen como vengan. «20%», «0.2» o «900» (pesos) sobre la colegiatura de lista. Se guarda cuánto es de lista y cuánto se cobra de verdad; lo que se cobra es el neto.
Los días 29, 30 y 31 se corrigen al 28. Febrero no los tiene, y un corte que no existe un mes de cada cuatro produce cobros que se saltan o llegan tarde. Cuando pasa, se te avisa en la vista previa.
Un renglón con un error no tumba el archivo. Un correo inválido o un monto vacío deja ese renglón fuera, y se te dice cuál y por qué, con su número de línea. Los demás entran.
Antes de que se guarde nada
Cuando escoges tu archivo, no se guarda nada todavía. Primero ves en pantalla exactamente lo que se va a dar de alta: cuántas familias, cuántas mensualidades y el total al mes.
Ese total es lo que más conviene mirar: si sale diez veces lo que esperas, la columna del monto no era la que creíamos, y ahí se ve antes de que salga un solo correo.
Cuando vuelvas a subir tu lista
Puedes subir tu padrón las veces que quieras.
- Las familias que ya existan se reconocen por su correo y sus datos se actualizan; no se duplican.
- Los alumnos que ya existan se reconocen por su matrícula.
- Los que traigan «Baja» en el estatus dejan de cobrarse, y se te dice cuántos fueron.
- Los alumnos que simplemente ya no vengan en el archivo NO se dan de baja solos. Es a propósito: un Excel recortado por error borraría media escuela sin que nadie se diera cuenta.
Para dar de baja a un alumno tienes dos caminos: subir tu lista con «Baja» en su estatus, o escribirnos y lo quitamos nosotros.
Lo que pasa después de cargar
Nada sale de inmediato. Los cobros se generan unos días antes de su fecha de corte —según lo que hayamos acordado contigo— y el primer aviso sale cuando ese cobro existe. Si subiste tu padrón a media noche, no amanece con correos enviados.